Intelligent Document Processing - IDP

Pametna rešitev za obdelavo dokumentov

Tradicionalna obdelava dokumentov je pogosto otežena zaradi obrabljenih ali poškodovanih dokumentov, netočne interpretacije podatkov ali spregledanih ročnih napak, kar lahko povzroči neučinkovitosti, slabe poslovne odločitve in višje stroške.

Poenostavljena in na prihodnost pripravljena avtomatizacija, ki jo poganja umetna inteligenca, je lahko ravno tista rešitev, ki jo vaše podjetje potrebuje za natančno branje, predobdelavo in razvrščanje dokumentov – za večjo učinkovitost.

Kako deluje inteligentna obdelava dokumentov (IDP)?

Cilj inteligentne obdelave dokumentov (IDP) je avtomatizirati vaše dokumentne procese z zajemom, izluščanjem, preverjanjem in integracijo informacij ob čim manjši ročni obremenitvi. Tukaj je šest hitrih korakov, kako to deluje.

Korak 1: Zajema dokumente z različnih virov

Prva naloga vsake kakovostne IDP-rešitve je zbiranje dokumentov – iz več virov. To vključuje vse od skeniranih papirnih dokumentov do e-poštnih prilog, PDF-jev, računov, pogodb in celo digitalnih obrazcev. IDP poskrbi, da je vsak dokument – ne glede na to, ali v sistem vstopi prek večfunkcijske naprave, mobilnega skenerja ali spletnega portala – vedno prepoznan in pripravljen za obdelavo.

Korak 2: Izboljšuje kakovost dokumentov za natančno obdelavo

Pri avtomatizaciji je natančnost najpomembnejša. Zato IDP na skeniranih ali slabše kakovostnih dokumentih uporablja tehnike izboljšave slike. Tako izostri zamegljeno besedilo, popravi napačno poravnane strani in odstrani vizualni šum. To je ključno za optično prepoznavanje znakov (OCR), saj čistejši dokument pomeni boljše branje vsebine.

Korak 3: Z umetno inteligenco izlušči ključne informacije

Ko je dokument jasen in uporaben, IDP izlušči strukturirane in nestrukturirane podatke s kombinacijo OCR, obdelave naravnega jezika (NLP) in strojnega učenja (ML). OCR pretvori natisnjeno (ali ročno pisano prek HTR) besedilo v digitalno obliko, NLP pa razume pomen besed in fraz. Tako lahko IDP prepozna številke računov, zneske plačil, pogodbene klavzule in celo imena strank – brez vnaprej pripravljenih predlog.

Korak 4: Samodejno kategorizira in razvršča dokumente

Ko so podatki izluščeni, IDP razvrsti dokumente v vnaprej določene kategorije (računi, naročilnice, obrazci za kadrovsko službo, pravne pogodbe – odvisno od potreb podjetja). Strojno učenje pomaga IDP-ju prepoznavati različne formate in postopoma izboljševati klasifikacijo. Namesto da bi zaposleni zapravljali ure z ročnim premetavanjem dokumentov, IDP vsak dokument usmeri v pravi potek dela ali na pravi oddelek.

Korak 5: Preverja pravilnost podatkov

Preden se obdelava dokumenta zaključi, IDP izvede samodejno validacijo. Vse izluščene podatke primerja z obstoječimi zapisi v podatkovnih bazah in/ali poslovnih sistemih. Če se na primer »znesek na računu« ne ujema z ustrezno naročilnico, IDP to označi za pregled. Tako se zmanjšajo napake, preprečijo tveganja za skladnost in izboljša finančna točnost.

Korak 6: Integrira podatke s poslovnimi sistemi

Ko so podatki preverjeni, se samodejno integrirajo v poslovno programsko opremo – ERP, CRM in/ali sistem za upravljanje dokumentov (DMS). To pomeni, da se računi lahko samodejno odobrijo, pogodbe varno shranijo, evidenca zaposlenih pa posodobi – brez ročnega vnosa podatkov.